Laatukustannukset, eli laatuun ja laaduttomuuteen liittyvät kustannukset
Jalostavia ja jalostamattomia kustannuksia (=laatukustannukset)
Laadun
vaikutus tuloslaskelmaan on merkittävä
Laatukustannukset
ohjaamaan toimintaa
Miten laaduttomuudet
muutetaan euroiksi?
Ennaltaehkäisevät
kustannukset
Laatukustannusseurannan perusongelmat
Laatukustannustietojen
käsittely
Laatukustannustavoitteet ja -budjetointi
Jalostavia ja jalostamattomia kustannuksia (=laatukustannukset)
Johdon laskentatoimessa kustannus määritellään resurssien rahana mitattavaksi kulutukseksi tai käytöksi yritysprosessissa suoritteiden aikaansaamiseksi. Kustannus voidaan katsoa myös rahamääräiseksi uhraukseksi, jonka avulla pyritään tietyn aikaansaannoksen saavuttamiseen. Kustannukset voivat tarkoittaa joko toteutuneita tai odotettavissa olevia kustannuksia.
Perinteinen laskentatoimi käsittelee kustannuserää yhtenä könttinä, eikä näin ollen kykene erottelemaan uhratun resurssin laadun merkitystä liiketoiminnan tulokseen. Asiakkaalle lisäarvoa tuottavat jalostavat kustannukset peittyvät niiden jalostamattomien kustannusten joukkoon (=laatukustannukset), jotka eivät lisää asiakkaan tyytyväisyyttä.
Laatukustannusten (so. laatuun ja laaduttomuuteen liittyvät kustannukset) raportointi keskittyy näihin jalostamattomiin kustannuksiin. Laatukustannukset voidaan laajemmin ymmärtää kustannuksiksi, jotka uhrataan tavoitellun laatutason saavuttamiseen, jatkuvaan laadun parantamiseen ja huonosta laadusta aiheutuviin menetyksiin.
Laadun vaikutus tuloslaskelmaan on merkittävä
Laatukustannusten seurannan tarkoituksena on yrityksen kannattavuuden parantaminen. Jokainen säästetty laaduttomuuden aiheuttama kustannus näkyy tuloslaskennan viimeisellä rivillä, eli parantaa suoraan kannattavuutta. Puolittamalla laatukustannukset tilikauden tulos saattaa parhaimmillaan jopa kaksinkertaistua.
Laatukustannukset ovat oiva keino osoittaa yrityksen johdolle potentiaalisten säästöjen olemassaolo ja perustelu laatuinvestointien kannattavuudelle. Laatu on nähtävä liiketoiminnassa investointina, jonka on maksettava vähintään itsensä takaisin. Yksi syy laatukustannusten mittaamiselle onkin halu rahoittaa laatuinvestointeja: laadunparannusprojekteilla saaduilla säästöillä rahoitetaan ne laatuhankkeet, jotka lyhyellä tähtäimellä vain nielevät rahaa.
Laatukustannusten seurannan tärkein tavoite on kuitenkin laaduttomuuksien muuttaminen yhteismitallisiksi eurojen avulla. Silloin nähdään, missä toiminnan osa-alueella laaduttomuudet ovat liiketoiminnan kannattavuuden kannalta suurimmat. Kaikki laatukustannukset arvostetaan samoilla kriteereillä. Tällöin eri osastojen välinen vertailtavuus mahdollistuu ja korjaavat toimenpiteet voidaan ohjata siten, että suurimmasta laaduttomuudesta päästään eroon. Laatukustannusten raportoimisen tavoitteena on siis tarjota keinot tehokkuuden arvioimiseksi ja perustan luomiseksi sisäisille parannusohjelmille.
Laatukustannukset tarjoavat työkalun ylimmälle johdolle ja suoritusportaalle. Ylin johto löytää potentiaalisesti suurimmat säästökohteet. Suorittava porras puolestaan löytää omasta toiminnastaan ne suurimmat seikat tai asiat, missä kustannuksia pystytään vähentämään.
Laatukustannukset ohjaamaan toimintaa
Laatukustannusseurannan tärkeimmäksi syyksi mainitaan usein pyrkimys yrityksen tuottavuuden, kasvun ja kannattavuuden parantamiseen. Yleisemmässä merkityksessä laatukustannuksia pidetään yhtenä modernin laatujohtamisen sekä yrityksen toiminnan strategisen suunnittelun keskeisimmistä apuvälineistä. Laatukustannusten avulla laatuinvestoinnit voidaan arvottaa kulujen vähenemisen ja tuottojen lisääntymisenä. Ne voidaan budjetoida osastoittain ja niitä voidaan käyttää päätöksenteon apukeinona merkittävissä pääoman sijoituspäätöksissä.
Laatukustannusseurannan avulla huomio voidaan suunnata seikkoihin, jotka saattavat edellyttää korjaavia toimenpiteitä tai mahdollisuuksien hyväksikäyttöä. Laatukustannusten tehtävänä on erityisesti todellisuuden hahmottamiseen vaikut-taminen, huomion suuntaaminen ja motivointi. Laatukustannukset mahdollistavat myös yhteisen "kielen" yritysjohdon ja suorittavan tason työntekijöiden kesken suhteessa "rahaan".
Laatukustannusseurannassa pidetään usein ongelmana sitä, että seuranta ei paljasta kuin osan todellisista laatukustannuksista (jäävuori-ilmiö). Huomio kiinnitetään liian kapeaan aluee-seen, eli usein pelkästään yrityksen valmistus-prosessin suoranaisesti aiheuttamiin laatuvirheisiin. Raportoimattomia laatukustannuksia ei useinkaan nähdä erillään "normaalista" toiminnasta.
Laatukustannusseurannan käytön syyt voidaan jakaa kuuteen ryhmään:
- laatuun liittyvän toiminnan tärkeyden osoittaminen yrityksen johdolle (kustannuksina)
- laatuun liittyvän toiminnan vaikutuksien osoittaminen esimerkiksi yrityksen tulokseen ja taseeseen
- laadunparannusprojektien sekä osastojen tai toimintojen parantamismahdollisuuksien etsimisessä auttaminen
- suoritusvertailujen mahdollistaminen eri yritysten ja osastojen välillä
- budjetoinnissa avustaminen (budjettiseuranta koko laatutoiminnasta)
- motivoinnissa avustaminen yrityksen kaikilla tasoilla
Laatukustannukset voidaan myös budjetoida, mikä pakottaa selkeiden tavoitteiden asettamiseen. Budjetoitujen ja toteutuneiden kustannusten poikkeamat esitetään laatukustannusraporteissa. Budjetoitujen laatukustannusten toteutumisen valvonta on perusta laatukustannusbudjettien tehokkaalle hyväksikäytölle. Sen ei pitäisi olla vain poikkeamien rekisteröintiä, vaan ennen muuta valvontatietojen hyväksikäyttöä toiminnan suunnittelussa.
Laatukustannusten raportoinnille ei voida esittää mitään yleistä tapaa; sitä koskevat aivan samat periaatteet kuin muutakin raportointia. Käytännössä raportointitapa riippuu yrityksen ja tiedon käyttäjien tarpeista sekä yksittäisten laskentatilanteiden vaatimuksista. Laatukustannusraporteissa on kiinnitettävä huomiota kolmeen seikkaan:
- sisältöön: vastaako raportti lukijan tarpeita? Raportin tulee sisältää vain merkityksellistä tietoa ja siinä annetun informaation on oltava riittävän perusteellista.
- ajoitukseen: saako lukija raportin tarkoituksenmukaisin aikavälein ja riittävän nopeasti?
- luettavuuteen: onko raportoitavat asiat esitetty siten, että lukija ymmärtää raportin sanoman?
Miten laaduttomuudet muutetaan euroiksi?
Laatuun ja laaduttomuuteen liittyvät kustannukset, lyhyesti "laatukustannukset", ovat sekä tuotteen, palvelun ja toiminnan laaduttomuudesta että hyvälaatuisen tuotteen, palvelun ja toiminnan aikaansaamisesta aiheutuvia kustannuksia. Laatukustannusten raportoimisen päätavoitteena on tarjota keinot tehokkuuden arvioimiseen ja perustan luomiseen sisäisille parannusohjelmille.
Ennaltaehkäisevät kustannukset.
Ehkäisevän toiminnan aiheuttamilla kustannuksilla tarkoitetaan kaikista niistä toimista aiheutuvia kustannuksia, joilla estetään viat ja virheet markkinoinnissa, tuotekehityksessä, suunnittelussa, hankinnoissa, valmistuksessa ja kaikessa muussa tuotteen tai palvelun aloittamiseen ja luomiseen liittyvässä. Tällä ennalta ehkäisevällä työllä pyritään varmistamaan, että tehtävät tehdään oikein heti ensimmäisellä kertaa. Ennalta ehkäisevä laatutoiminta pitää sisällään myös kouluttamista, laatujärjestelmien ylläpitoa, menettelyohjeiden selkeyttämistä, kroonisten laatuongelmien ratkaisua ja kaikkea muuta, mitä voidaan tehdä ennen kuin asiat ovat jo housuissa.
Valvontakustannukset. Valvontakustannuksiin luetaan sen toiminnan kustannukset, joilla valvotaan ja varmistetaan, että raaka-aineet, materiaalit, komponentit, tuotteet ja palvelut täyttävät niille asetetut vaatimukset. Toisin sanoen tämä sisältää kustannukset tehtävien valvomisesta, että ne on tosiasiassa tehty oikein heti ensimmäisellä kerralla.
Sisäiset virhekustannukset. Sisäisiin virheisiin luetaan kustannukset siitä, että tuote tai palvelu ei täytä laatuvaatimuksia ja virhe havaitaan ennen luovuttamista asiakkaalle. Toisin sanoen tämä sisältää kustannukset, johtuen siitä, että tehtäviä ei ole tehty oikein heti ensimmäisellä kerralla.
Ulkoiset virhekustannukset. Ulkoisiin virhekustannuksiin luetaan kustannukset siitä, että tuote tai palvelu ei täytä laatuvaatimuksia ja virhe havaitaan vasta asiakkaalle luovuttamisen jälkeen. Toisin sanoen tämä sisältää kaikki asiakkaiden valittamista virheistä yritykselle aiheutuvat kustannukset.
Ulkoiset laadunvarmistuskustannukset. Ulkoisen laadunvarmistuksen kustannuksia ovat kustannukset, jotka liittyvät asiakkaiden objektiivisena näyttönä vaatimiin osoituksiin ja todistuksiin. Näillä toimilla pyritään tyydyttämään sekä viranomaisen pakottavat määräykset että asiakkaiden vaatimukset.
Tuottojen menetykset. Tuottojen menetyksiä ovat ne taloudelliset menetykset, jotka johtuvat siitä, että jokin tuote tai palvelu joudutaan aliarvostamaan, koska ei täytä laatuvaatimuksia.
Laatukustannusseurannan perusongelmat
Jotta laatukustannusten mittaaminen voisi avustaa yritysjohtoa toiminnan ohjauksessa ja tarjota tarkoituksenmukaista informaatiota päätöksenteon tueksi, täytyy ratkaista neljä ongelmaryhmää:
- laajuusongelma: Mitä kustannuksia laskelmaan on sisällytettävä, jotta se on riittävä päätöksenteon perustaksi, ts. kuinka laajalle tietyn päätöksen tai tapahtuman vaikutukset kustannuksiin ulottuvat?
- mittaamisongelma: Millä keinoin ja millä tarkkuudella kulutettujen tai käytettyjen tuotannontekijöiden määrää tai tietyn ajanjakson kustannukset voidaan arvioida tai laskea? Ongelmat ovat pääasiassa mittausteknisiä.
- arvostusongelma: Miten menetettyjen, kulutettujen tai käytettyjen tuotannontekijöiden määrää arvostetaan ja mitä yksikköhintoja käytetään? Usein perustana voidaan pitää hankintamenoja, mutta joskus voi olla tarkoituksenmukaisempaa käyttää vaihtoehtoiskustannuksia. Tällä tarkoitetaan kustannusten arvostamista menetetyn hyödyn periaatteen mukaisesti.
- jakamisongelma: Aiheuttamisperiaatteen soveltaminen eli kunkin kohteen kustannuksiksi lasketaan ne kustannukset, jotka sen katsotaan aiheuttavan. On ratkaistava, mitkä kustannukset kohdistetaan tietylle hankkeelle, suoritteelle tai osastolle (kohdistamisongelma eli aiheuttamisperiaatteen paikallinen soveltaminen) sekä mitkä kustannukset kohdistetaan tietylle ajanjaksolle (jaksotusongelma eli aiheuttamisperiaatteen ajallinen soveltaminen).
Laatukustannustietojen käsittely
Taloushallinnon järjestelmät on pääsääntöisesti rakennettu aivan eri ajatusmaailmalle kuin laatukustannusten käsittely edellyttää. Siksi yritykseen on rakennettava aivan oman laatukustannusjärjestelmä. Talousjärjestelmästä saadaan kuitenkin laatukustannustietoa, kuten esimerkiksi kustannuspaikkojen kustannuksia ja varaston arvoja.
Periaatteena laatukustannusten seuraamisessa on oltava laatutietojen raportoijien ("tietovastaavat") ehdoilla toimiminen, eli laatukustannuksiin liittyvien tietojen kerääminen on tehtävä tietovastaaville mahdollisimman helpoksi. Koko laatukustannusten seurantajärjestelmän on perustuttava olemassa oleviin raportteihin, eli järjestelmään ei kannata sisällyttää kustannuseriä, joiden mittaamisen tai laskemisen perusteista voisi syntyä kiistaa.
Tietovastaavat syöttävät joka kuukauden alussa edellisen kuukauden laatutiedot kustannusjärjestelmään. Tieto voi olla esim. kappalemääriä, kiloja, tunteja tai suoraan markkoja. Laatukustannusjärjestelmä muuttaa yksikköhinnoilla syötetyt luvut automaattisesti markoiksi.
Toisena periaatteena on oltava laatukustannusten raportoiminen sellaisessa muodossa, että raporttien käyttäjät ymmärtävät, mistä on kysymys ja saavat sellaista tietoa, jota voivat helposti omaksua ja käyttää hyväksi. Raportointia on kehitettävä yhteistyössä tietovastaavien ja käyttäjien kanssa.
Laatukustannukset on analysoitava ja raportoiva kuukausittain. Tällöin seurataan kokonaislaatu-kustannuskertymää suhteutettuna kuluvan vuoden budjettiin. Näin pystytään koko ajan seuraamaan, onko laaduttomuudessa (so. laadun parannuksessa) edetty suunnitelman mukaisesti vai onko menty yli tai alle budjetoitujen lukujen.
Ensin tutkitaan aina edellisen kuukauden laatukustannukset. Tämän jälkeen tarkastetaan kumulatiiviset laatukustannukset vuoden alusta lähtien. Jos toteutuneet laatukustannukset poikkeavat budjetoiduista kustannuksista, analysoidaan poikkeamien syyt.
Ensin selvitetään, missä laatukustannusryhmässä muutos on suurin. Jos esimerkiksi havaitaan, että kyse on sisäisistä virhekustannuksista, selvitetään seuraavaksi laatukustannuslaji- ja erätasolla, missä osassa yritystoimintaa suurimmat virhekustannukset on kirjattu. Kun tämä kohde on löydetty, määritetään jo mahdollisesti käynnissä olevien laatuhankkeiden riittävyys ongelman ratkaisemiseksi ja/tai perustetaan laatuprojekti ongelman ratkaisemiseksi, jotta budjetoidut laatukustannukset saavutettaisiin vuositasolla.
Laatukustannustavoitteet ja -budjetointi
Heti laatukustannusten seurannan alkuvaiheessa on yrityksen asettava toiminnalle numeerinen tavoite: esimerkiksi laatukustannusten puolittaminen seuraavan kolmen vuoden aikana. Puolittaminen kannattaa toteuttaa sisäisiä ja ulkoisia virhekustannuksia sekä tuottojen menetyksiä vähentämällä. Ennaltaehkäiseviä ja valvontakustannuksia ei ole syytä lähteä vähentämään, koska niitä vähentämällä ei laatua pystytä parantamaan. Ehkäisevää toimintaa kannattaa päin vastoin lisätä.
Laatukustannusbudjetti on laadittava vuosittain sekä euromääräisenä että suhteutettuna liikevaihtoon. Budjetointi tapahtuu siten, että jokaiselle laatukustannuserälle asetetaan kuukausittainen tavoite. Näin eriä tarkoituksenmukaisesti yhdistelemällä voidaan tavoitteet "vyöryttää" organisaation eri tasoille: koko yritys, tehdas, osasto tai vaikka henkilö.